Charte


CHARTE CONSTITUTIONNELLE DE L’AECSEL

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CHAPITRE I : OBJET

Article 1 : Nom
Objet 1.1 Le nom de l’association est « Association Étudiante des Cycles
Supérieurs en Études Littéraires de l’Université du Québec à Montréal ».
Son sigle abrégé est l’AECSEL-UQAM.
Constitution 1.2 L’association a été constituée le 1er janvier 2007 conformément à l’article 2 de la loi sur les compagnies (L.R.Q., chap. C-38, libro C-737, folio 66). Le siège social de la corporation est situé à Montréal.

Article 2 : Siège social
2.1 Le siège social de l’association est situé à Montréal dans le local J-4205 de l’Université du Québec à Montréal. Adresse postale

2.2 L’adresse postale de l’AECSEL-UQAM est : Association Étudiante des Cycles Supérieurs en Études Littéraires de l’Université du Québec à Montréal, C.P. 8888, succ. A, Montréal, Québec, H3C 3P8, Pavillon Judith-Jasmin (J), local J-4865.

Article 3 : Juridiction
3.1 La juridiction de l’association s’étend à tous les étudiants et étudiantes
inscrits-es à un programme de cycle supérieur en études littéraires à
l’UQAM.


Article 4 : Les buts de l’association
Droits et intérêts 4.1 Œuvres pour la promotion des droits et intérêts des étudiants et étudiantes des cycles supérieurs en études littéraires à l’UQAM.
Développement 4.2 Maintenir et développer des liens de solidarité avec la communauté étudiante.
Environnement 4.3 Favoriser l’ouverture sur le monde de la recherche en études littéraires afin de permettre aux étudiants et étudiantes d’en avoir une connaissance appropriée et de promouvoir les qualités propres aux
cycles supérieurs en études littéraires à l’UQAM.

Article 5 : Relation avec d’autres organismes et modules
Relation 5.1 Outre les dispositions de l’article 14.3, l’association peut établir des relations et/ou de la coopération avec d’autres programmes, associations ou autres types d’organismes poursuivant des buts similaires.
Indépendance 5.2 En aucun cas il ne peut y avoir d’ententes qui portent atteinte à l’indépendance et au dynamisme propre de l’association dans ses objets.

Article 6 : Membres
6.1 Sont membres de l’association tous les étudiants et étudiantes qui sont
inscrits-es aux cycles supérieurs en études littéraires à l’UQAM.

Article 7 : Droits et responsabilités des membres
Vote et candidature 7.1 Les membres de l’association ont droit de vote aux assemblées générales étudiantes et lors de toutes procédures référendaires ainsi que celui de voter et de poser leur candidature lors de toutes procédures électorales.
Droits et avantages 7.2 Les membres bénéficient des droits et avantages conférés par les statuts et règlements de l’association.
Consultation 7.3 Les membres ont droit de consulter, sur places, les archives de l’association, mais ce en présence d’un membres de l’exécutif de
l’association.
Responsabilités 7.4 Les membres ont la responsabilité de participer à la vie de l’association, de se renseigner, de prendre part aux décisions et de se conformes aux statuts et règlements de l’association.
Délégations 7.5 Toute personne représentant l’association à l’intérieur comme à l’extérieur de l’Université du Québec à Montréal doit obtenir
préalablement un mandat de représentation délégué par l’exécutif de
l’association.


CHAPITRE II : L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ÉTUDIANTE

Article 8 : Pouvoirs et devoirs de l’assemblée générale étudiante
Pouvoirs et devoirs 8.1 L’assemblée générale étudiante des cycles supérieurs en études littéraires (A.G.E.C.S.) est l’instance suprême de l’association .
L’A.G.E.C.S. exerce les pouvoirs et accomplit les devoirs que lui
confèrent la loi et les règlements.
Fonctions 8.2 Il appartient à l’A.G.E.C.S. de :
a. prendre position sur les questions qui lui sont soumises;
b. prendre connaissances des actes et décisions de l’exécutif;
c. prendre connaissance du budget;
d. entériner les états financiers;
e. apporter des modifications à la Charte, s’il y a lieu, selon les
procédures en vigueur de la présente Charte;
f. élire les membres de l’exécutif et les responsables de comité, qui
demeurent révocables en tout temps sous réserve de l’article 16 de
la présente Charte, et de les mandater;
g. Poser tous les actes nécessaires et prendre toutes les dispositions
qu’elle juge opportunes à la bonne marche de l’association et qui
ne sont pas en opposition avec la loi ou les présents statuts et
règlements;
h. se donner des règles de régie interne;
i. approuver les rapports annuels de l’exécutif et des vérificateurstrices;
j. adopter tous les règlements qu’elle juge nécessaires au bon
fonctionnement de l’association. Une fois adoptés, ces règlements
ont la même force exécutoire que s’ils étaient partie intégrante de
la présente Charte. Pour fins de modifications, ils seront soumis
aux dispositions de l’article 14.1 de la présente Charte.

Article 9 : La composition
Composition 9.1 Les membres en règle de l’association réunis en assemblée statutaire ou en assemblée spéciale constituent l’A.G.E.C.S.


Article 10 : Le droit de vote
Droits des membres 10.1 Chaque membre a le droit de vote (1 membre = 1 vote).
Éligibilité 10.2 Afin d’être éligible à voter, le membre doit être en mesure de démontrer qu’il est membre en règle de l’association.


Article 11 : Tenue des assemblées
Assemblée annuelle 11.1 Une assemblée générale étudiante (A.G.E.C.S.) doit se tenir au moins une fois l’an, tel que requis par la partie III de la Loi sur les compagnies (L.R.Q. c. C-38).
Assemblée statutaire 11.2 L’A.G.E.C.S. statutaire est prévue avant le début de la quatrième semaine de cours de la session d’automne; entre autres, pour fins d’élection de l’exécutif et des responsables de comités. C’est au cours de cette assemblée que le budget est présenté.
Convocation 11.3 Sous réserve de l’article 14.5 de la présente Charte, l’exécutif convoque les A.G.E.C.S.
Assemblée spéciale 11.4 Sous réserve de l’article 14.5 de la présente Charte, l’association peut se réunir en assemblée à tout autre moment.
Avis de convocation 11.5 Un avis de convocation doit être publié au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue d’une A.G.E.C.S. et vingt-quatre (24) heures avant une A.G.E.C.S. spéciale.
Quorum 11.6 Les membres présents lors d’une A.G.E.C.S. en constituent le quorum, sous réserve des articles suivants :
a. 14.1 g);
b. 14.2 b);
c. 14.3 b);
d. 17.1.1

Article 12 : La procédure d’assemblée générale étudiante (A.G.E.C.S.)
Procédure 12.1 La procédure d’A.G.E.C.S. et de toutes ses instances est celle prévue au code de Morin allégé, adapté à la réalité de l’association.

Article 13 : Le registre des présences
Registre 13.1 Chaque personne assistant à l’A.G.E.C.S. doit signer le registre des présences.


Article 14 : Les décisions particulières

14.1 Modifications aux statuts de l’association :
Avis de motion a) Toute modification aux présents statuts se fait par avis de motion donné en assemblée par un membre de l’association. L’avis de motion doit préciser l’article qu’il vise à modifier (s’il y a lieu) et le libellé de la modification
Publication b) L’avis de motion doit être publicisé par l’exécutif aux membres de l’association. Ceux-ci doivent être informés que la prochaine A.G.E.C.S. devra disposer de cet avis de motion.
Disposition c) L’A.G.E.C.S. suivant l’A.G.E.C.S. où l’avis de motion a été déposé dispose de l’avis de motion.
Présence et défaut d) Le-la président-e de l’A.G.E.C.S. doit vérifier la présence à l’A.G.E.C.S. du ou de la proposeur-e de l’avis de motion. Le défaut de présence de celui-ci ou de celle-ci peut être comblé par un vote favorable à la discussion de l’avis de motion.
Mise au débat e) Suite à la constatation de la présence du ou de la proposeur-e ou du défaut de présence comblé, la proposition est mise au débat.
Adoption f) Un avis de motion modifie les statuts lorsqu’il est adopté par au moins les deux tiers (2/3) des membres ayant exprimé leur droit de vote.
Quorum g) Le quorum disposant d’un avis de motion est de cinq pour cent (5%) des membres.
14.2 Vote de moyen de pression impliquant la totalité des membres :
Scrutin a) Tout vote concernant un moyen de pression nécessitant la participation des membres se prend à main levée sauf sur décision contraire de l’A.G.E.C.S. Cette décision doit être adoptée à majorité simple des membres ayant exprimé leur droit de vote.
b) Le quorum de l’A.G.E.C.S. est alors de dix pour cent (10%) des
membres.
14.3 Affiliation et désaffiliation :
Avis de motion a) Sous réserve de l’article 5.2 de la présente charte, toute proposition visant à faire adhérer l’association à un regroupement d’associations étudiantes ou de s’en désaffilier doit être adoptée au moyen d’un avis de motion similaire, mutatis mutandis, à celui nécessaire à une modification aux statuts.
Quorum b) Le quorum de l’A.G.E.C.S. est alors de cinq pour cent (5%) des
membres.
Adhésion ou retrait c) L’adhésion ou le retrait de l’association à un regroupement d’associations étudiantes entraîne l’adhésion ou le retrait individuel de ses membres à ce regroupement.
Cotisation d) Si une cotisation doit être versée à un regroupement d’associations étudiantes dont est membre l’association, les modalités de
remboursement de cette cotisation aux membres qui le désirent sont
fixées par l’exécutif.
14.4 Procédure référendaire
Procédure référendaire a) Une A.G.E.C.S. peut décider de soumettre une question à la procédure référendaire. La question est précisée lors de cette A.G.E.C.S. Le référendum se tient dans les trente (30) jours ouvrables suivants l’A.G.E.C.S. Le processus référendaire sera organisé et administré sous la responsabilité d’un président ou d’une présidente élu-e en A.G.E.C.S. Le référendum peut être décisionnel ou consultatif.
Recomptage b) Toute partie ayant un intérêt dans l’issue d’un référendum, qui n’est pas satisfaite du résultat, peut demander dans les deux (2) jours, un recomptage par le ou la président-e d’élection. Dans les meilleurs délais,
le ou la secrétaire et le ou la président-e d’élection doivent procéder au
recomptage en présence de toute(s) partie(s) intéressée(s).
Résultat et quorum c) Sous réserve de l’article 14.4 a) de la présente charte, l’association est liée par le résultat du référendum si vingt-cinq pour cent (25%) des membres de l’AECSEL ont participé au référendum.
14.5 Assemblée générale étudiante (A.G.E.C.S.) spéciale :
Convocation a) L’exécutif a le pouvoir de convoquer d’office une A.G.E.C.S. spéciale.
Sur présentation d’une pétition d’au moins dix pour cent (10%) des
membres réclamant une A.G.E.C.S. spéciale, l’exécutif doit enclencher
la procédure en ce sens dans les sept (7) jours ouvrables suivant la
réception de la requête. Suivant le délai requis par l’exécutif à l’intérieur
des sept (7) jours, le processus devra suivre les délais prescrits à l’article
11.5 de la présente charte. L’ A.G.E.C.S. spéciale est convoquée par un
avis diffusé aux membres et indiquant la date, le lieu, l’heure et le sujet
de l’assemblée.
Mise au débat b) L’ A.G.E.C.S. spéciale est décisionnelle pour le sujet indiqué sur l’avis de convocation.
c) L’ordre du jour d’une A.G.E.C.S. spéciale ne peut être modifié au cours
de cette assemblée.
d) Un ou des avis de motions peuvent être déposés au début de
l’assemblée. Ils seront débattus lors de l’ A.G.E.C.S. suivante.
14.6 Le livre des minutes :
Consignation a) Les décisions prises en A.G.E.C.S., par les instances et lors d’un référendum, sont consignées au livre des minutes de l’association.
Consultation b) Une copie du livre est disponible pour consultation.


CHAPITRE III : ORGANISATION DE L’ASSOCIATION


Article 15 : L’exécutif
Durée du mandat 15.1 Annuellement les membres de l’ A.G.E.C.S. procèdent à l’élection des officiers de l’association.
Composition 15.2 Ces officiers sont :
a) Le-la président-e
b) Le-la responsable aux affaires internes
c) Le-la secrétaire général-e
d) Le-la responsable aux projets
e) Le-la responsable aux finances
f) Le-la responsable aux communications
Exécutif 15.3 Siégeant ensemble, ces officiers forment l’exécutif de l’association.
Fonctions 15.4 Le rôle de l’exécutif est de :
a) gérer les affaires courantes de l’association;
b) exécuter les mandats qui lui ont été confiés par l’A.G.E.C.S.;
c) représenter l’association dans ses actes officiels;
d) voir à l’exécution des tâches définies par les présents statuts et
règlements ainsi que des mandats de l’association;
e) informer, aviser et conseiller l’ A.G.E.C.S.;
f) informer aviser et conseiller les membres de l’association sur ses
activités et décisions;
g) voir à la préparation des programmes d’action et des projets
détaillés nécessaires à la bonne marche de l’association;
h) prendre toute les mesures nécessaires afin d’assurer
fonctionnement normal et appliquer les décisions de l’ A.G.E.C.S.;
i) surveiller et combattre toute politique affectant les intérêts de ses
membres;
j) faire rapport de ses activités et soumettre ses recommandations à
l’ A.G.E.C.S.;
k) administrer les finances de l’association conformément aux
prévisions budgétaires annuelles;
l) voir au bon fonctionnement des comités et filiales qui
correspondent aux présents statuts et règlements;
m) voir à la conservation des archives et documents de l’association
et fonctionnement de son secrétariat;
n) promouvoir la participation active de ses membres;
o) enfin de mandat, de voir à la bonne transition des dossiers avec
l’exécutif et les responsables nouvellement élus-es;
p) en cas de besoin, nommer par intérim des officiers et/ou des
responsables.
Droits des officiers 15.5 Aux réunions de l’exécutif, les officiers élus sont les seuls à avoir les droits de proposition et de vote.
Réunions 15.6 Les réunions de l’exécutif doivent avoir lieu au moins deux (2) fois par session, lors des sessions d’automne et d’hiver.
Quorum 15.7 Le quorum comprend la présence de la majorité des membres de l’exécutif.
Vacance 15.8 En cas de vacance à l’une de ces divisions, l’exécutif doit combler la vacance, laquelle sera entérinée à la prochaine A.G.E.C.S.
15.9 La présence des membres de l’exécutif est obligatoire aux réunions.
Suite à deux absences non-motivées auprès des autres membres de
l’exécutif, le membre peut être destitué suivant les modalités de l’article
17.


Article 16 : Élection des officiers et responsables
Membres de l’exécutif 16.1 Les officiers et les responsables, sous réserve de l’article 15.1, sont élus au suffrage universel des membres de l’association.
Processus électoral 16.2 Tel que stipulé à l’article 11.2 de la présente charte, les élections des officiers (membres de l’exécutif) ont lieu au début de la session d’automne. Le vote, lors de ces élections, se prendra à main levée et à majorité simple.
Scrutin secret 16.2.1 L’A.G.E.C.S. a le devoir de réclamer un scrutin secret lors des élections si la demande en est faite de la part d’un membre.
Durée du mandat 16.3 La durée du mandat des officiers et des responsables de comités est d’un an, couvrant la période entre deux A.G.E.C.S. statutaires.
Intérim 16.4 Lorsque des officiers ou responsables sont élus en dehors de la période prévue des élections, le mandat débute à la date d’élection et se termine à la première A.G.E.C.S. de la session d’automne suivante.


Article 17 : Démission et destitution des officiers et des responsables
Destitution 17.1 En cas de manquement grave à l’un des règlements de la présente charte, l’ A.G.E.C.S. peut démettre de ses fonctions un membre de l’exécutif ou un-e responsable de comité.
Quorum 17.1.1 Le quorum à une telle assemblée doit être de dix pour cent (10%) des membres de l’association.
Opportunité 17.1.2 L’opportunité doit être donnée à la personne visée par la motion de destitution d’expliquer sa conduite.
Vote 17.1.3 La motion, pour être adoptée, doit être votée aux deux tiers (2/3) des membres présents lors de l’ A.G.E.C.S. portant sur la destitution.
Intérim 17.2 Dans le cas d’une démission ou du départ de tout membre élu, l’exécutif peut nommer un-e remplaçant-e. Cette nomination est valide jusqu’à l’A.G.E.C.S. suivante, qui pourra entériner cette nomination ou déclencher un processus d’élection selon les règles habituelles.

CHAPITRE IV : RÔLE ET TÂCHES PARTICULIÈRES DES RESPONSABLES ÉLUS-ES


Article 18 : Le-la président-e
Rôle 18.1 Il-elle agit en qualité de premier-ère représentant-e de l’association.
Responsabilités 18.2 Le-la président-e :
a) Préside ou fait présider les assemblées;
b) doit rendre compte de ses activités à l’A.G.E.C.S.;
c) coordonne les activités générale de l’association et voit à
l’application des décisions de l’ A.G.E.C.S. et au respect des
présents statuts;
d) signe les chèques conjointement avec le-la responsable aux
finances et le-la secrétaire général-e;
e) convoque les A.G.E.C.S. et les réunions de l’exécutif en
collaboration avec le-la secrétaire général-e;
f) doit siéger d’office à toute représentation que l’exécutif juge
nécessaire;
g) assure la liaison avec les autres associations au sein du
département d’études littéraires.


Article 19 : Le-la responsable aux affaires internes
Rôle 19.1 Représente l’association au sein des réunions du Conseil des associations de programme (CAP) de l’AFÉA et/ou de tout autre organisme auquel l’AECSEL-UQÀM est affiliée.
Responsabilités 19.2 Le-la vice-président-e :
a) exerce les pouvoirs du président en cas d’absence, d’incapacité
d’agir ou à la demande de celui-ci;

b) assure la représentation des droits et valeurs de l’AECSEL- UQÀM durant chaque réunion du CAP ou tout autre organisme auquel l’AECSEL-UQÀM est affiliée.
c) signe les chèques conjointement avec le-la président-e et le-la
responsable aux finances;
d) exécute toute autre tâche que lui assigne l’ A.G.E.C.S. ou
l’exécutif de l’association.


Article 20 : Le-la secrétaire général-e
Responsabilités 20.1 Le-la secrétaire général-e :
a) est responsable des documents officiels de l’association;
b) rédige les procès verbaux de l’exécutif et de l’ A.G.E.C.S.;
c) est responsable de la location et des réservations nécessaires à la
tenue des diverses rencontres de l’association;
d) doit s’assurer de la diffusion des convocations pour les A.G.E.C.S. et pour toutes les autres activités de l’association;
e) voit à l’entretien des archives;
f) siège au comité paritaires des cycles supérieurs en études
littéraires et produit par la suite un compte rendu de cette
rencontre pour le soumettre à l’exécutif;
g) exécute toute autre tâche que lui assigne l’exécutif de
l’association.


Article 21 : Le-la responsable aux projets
Rôle 21.1 Est responsable du développement ou du soutien au développement de projets, de nature littéraire ou culturelle destinés en premier lieu aux membres de l’association.
Responsabilités 21.2 Le-la responsable aux projets :
a) présente à l’exécutif les projets que lui soumettent un ou des
membres après en avoir évalué la pertinence et la faisabilité en
regard du mandat de l’association;
b) coordonne ou forme le-s comité-s chargé-s de mener à terme le-s
projet-s appuyé-s par l’exécutif;

c) forme (s’il y a lieu) le comité d’organisation de la Journée d’études (JE) annuelle de l’AECSEL-UQÀM et fait le lien entre le comité et l’exécutif.
d) exécute toute autre tâche que lui assigne l’exécutif de
l’association.


Article 22 : Le-la responsable aux finances
Responsabilités 22.1 Le-la responsable aux finances :
a) est responsable de l’administration des biens et de l’argent de l’association;
b) doit fournir les livres de comptabilité et toutes les pièces nécessaires à tout membre de l’AECSEL qui en fait la demande;
c) doit présenter un bilan et des prévisions budgétaires de l’AECSEL lors de l’A.G.E.C.S. statutaire;
d) signe les chèques conjointement avec le-la président-e et le-la secrétaire général-e;
e) est responsable de trouver d’autres sources de financement pour
l’association si cela est nécessaire;
f) exécute toute autre tâche que lui assigne l’exécutif de
l’association.


Article 23 : Le-la responsable aux communications
Responsabilités 23.1 Le-la responsable aux communications :
g) assure la liaison avec l’AFEA et les autres associations étudiantes
de l’UQAM en collaboration avec le-la président-e;
h) assure la liaison avec le département d’études littéraires;
i) diffuse l’information pour annoncer les différents évènements
organisés par l’AECSEL en collaboration avec le-la secrétraire
général-e;
j) s’occupe de la gestion de la liste d’envoi électronique;
k) exécute toute autre tâche que lui assigne l’exécutif de
l’association.

CHAPITRE V : MESURES FINALES ET TRANSITOIRES


Article 26 : Refonte
26.1 En tout temps, lorsqu’il le jugera nécessaire, l’exécutif pourra procéder à la refonte de la charte. Cette refonte vise la numérotation des articles
et/ou la modification du texte et ce uniquement dans le but d’alléger ou de clarifier. En aucun temps cette refonte ne peut modifier la substance des articles.


ANNEXE I : RÈGLEMENTS FINANCIERS
(ARTICLES 8.2 D, I DE L’AECSEL)
I-1 Année financière
1.1 L’année financière de l’association couvre la période du premier (1er)
octobre au 30 septembre de l’année suivante.
I-2 Rapport financier
2.1 Lors de l’A.G.E.C.S. annuelle, un rapport financier donnant un compte
rendu complet des activités financières de l’exercice financier s’étant
terminer le 30 septembre précédent doit être déposé.
2.1.1 Le rapport financier doit être fait en vertu des règles comptables
de l’ICCA, le tout en conformité avec les dispositions contenues dans la partie III de la Loi sur les compagnies, L.R.Q., c. C-38.

2.2 Le-la responsable aux finances s’engage à laisser un montant d’environ 1000,00$ dans le compte en banque de l’AECSEL-UQÀM à la fin de l’année budgétaire en cours afin d’assurer le bon fonctionnement du prochain comité exécutif. Toute dépense qui amènerait le compte endessous de seuil de 1000,00$ doit être présentée et justifiée aux membres pour approbation par vote en assemblée générale
I-3 Les vérificateurs-trices
3.1 Lors de l’ A.G.E.C.S. où est déposé le rapport financier de l’association,
l’assemblée doit procéder à l’élection d’un-e (1) vérificateur-trice.
3.2 Les membres de l’exécutif sortant ainsi que les candidats défaits lors des dernières élections de l’exécutif ne sont pas éligibles aux postes de
vérificateur-trice.
3.3 Mandat du-de la vérificateur-trice :
3.3.1 Le-la vérificateur-trice a comme mandat de vérifier le bilan
déposé. Pour ce faire, il-elle a droit d’accès à tous les documents
pertinents.
3.3.2 Le-la vérificateur-trice doit soumettre leurs rapports lors de la
deuxième A.G.E.C.S. de l’année.
I-4 Les prévisions budgétaires
4.1 Lors de la première A.G.E.C.S. de l’année financière, le-la responsable
aux finances présente les prévisions budgétaires du nouvel exécutif.
4.1.1 Les prévisions budgétaires doivent inclure :
a) les entrées et fonds prévus;
b) les budgets pour chacun des postes;
c) les budgets pour chacun des comités reconnus par
l’association.
I-5 Les pouvoirs de dépenser
A.G.E.C.S. 5.1 L’ A.G.E.C.S. n’a aucun pouvoir de dépenser.
Dette 5.2 L’association ne peut contracter de prêt financier avec aucune institution financière, ni autre institution ou entreprise de prêts. Toutefois, en cas de force majeure, il sera possible à l’association de négocier un prêt
financier avec l’UQAM ou l’association facultaire à laquelle l’AECSEL est attachée. Cette décision devra être approuvée par l’ A.G.E.C.S.
I-6 Demandes de subventions
6.1 L’exécutif peut octroyer des subventions après étude des demandes qui lui sont faites.
6.2 Aucune subvention individuelle ne doit dépasser 400,00 $ et aucune subvention collective ne doit dépasser 700,00$.
6.3 Chaque subvention accordée par l’AECSEL-UQÀM doit être utilisée dans l’année scolaire suivant l’octroi (prenant fin le 30 septembre).
6.7 Chaque projet subventionné par l’AECSEL-UQÀM doit fournir à l’exécutif de l’AECSEL-UQÀM un rapport de dépenses à la fin de la durée d’un (1) an d’octroi.

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